Від виконаних пропозицій до рахунків-фактур – як працює білінг ExusTrans
Білінговий процес ExusTrans розроблено для усунення ручних помилок, запобігання спорам і надання чіткої фінансової документації щодо всіх виконаних транспортних послуг.
Огляд білінгового процесу ExusTrans
Кожен рахунок-фактура в ExusTrans формується на основі перевірених даних платформи. Це гарантує, що до білінгу потрапляють лише завершені та підтверджені транспортні перевезення.
- 🚛 Транспортне замовлення виконано
- 💬 Пропозицію підтверджено в чаті
- 📁 Пропозицію збережено як Done Offer
- 🧑💼 Адміністратор переглядає розрахунковий період
- 🧾 Рахунок-фактуру сформовано
- 📄 PDF сформовано та збережено
Крок 1: Транспортні пропозиції завершуються в чаті
Після завершення доставки обидві сторони підтверджують виконання в системі чату ExusTrans. Це підтвердження є офіційним завершенням транспортної послуги.
- 📱 Підтвердження здійснюється в чаті
- 📦 Статус доставки перевіряється
- 💬 Підтверджуються фінальна ціна та витрати
- 🔒 Запис блокується для білінгу
До етапу виставлення рахунку-фактури можуть перейти лише пропозиції, повністю підтверджені обома сторонами.
Крок 2: Завершені пропозиції зберігаються як Done Offers
Після підтвердження кожне завершене перевезення зберігається в системі як Done Offer. Цей запис стає офіційним фінансовим джерелом для виставлення рахунку-фактури.
- 📌 Розташування: Мій профіль → Done Offers
- 🧾 Остаточна погоджена ціна
- 🛣️ Погоджені платні дороги та додаткові витрати
- 📍 Маршрут і деталі доставки
- 🕒 Часова позначка завершення
Після підтвердження Done Offers не можна редагувати. Це гарантує цілісність білінгу та запобігає ретроспективним змінам.
Крок 3: Валідація та підготовка до білінгу
Перед формуванням рахунку-фактури система автоматично валідовує всі Done Offers для забезпечення узгодженості даних.
- 🔍 Перевірка статусу завершення
- 📄 Валідація цін і витрат
- 🏢 Перевірка даних компанії
- 💶 Перевірка ПДВ і країни
- ⚠️ Виявлення відсутньої інформації
Пропозиції, що не проходять валідацію, тимчасово виключаються до внесення виправлень.
Крок 4: Адміністратор формує рахунки-фактури двічі на місяць
Рахунки-фактури в ExusTrans формуються адміністраторами за фіксованими білінговими циклами. Це забезпечує прогнозовані облікові періоди.
- 📅 Період 1: 1-ше – 14-те число місяця
- 📅 Період 2: 15-те – кінець місяця
- 📊 Включаються лише валідовані Done Offers
- 🧠 Автоматичне групування за клієнтом і перевізником
Централізований процес формування забезпечує послідовність і відповідність нормативним вимогам.
Крок 5: Автоматичний розрахунок комісії
ExusTrans застосовує стандартну комісію платформи до послуг перевізника. Комісія розраховується автоматично та прозоро.
- 🧮 Стандартна ставка: 20%
- 📌 Застосовується до чистої транспортної ціни
- ✅ Включається до рахунку-фактури для клієнта
- 📄 Відображається в білінгових документах
Ця система запобігає некоректному ціноутворенню та забезпечує, що перевізники завжди правильно розраховують пропозиції.
Крок 6: Правила ПДВ та оподаткування застосовуються автоматично
Під час створення рахунку-фактури система визначає правильний режим ПДВ на підставі місцезнаходження компанії та реєстраційних даних.
- 🇧🇪 Бельгійський ПДВ (21%) за наявності підстав
- 🇪🇺 Зворотне нарахування ПДВ в ЄС
- 🌍 Поза межами ЄС — поза сферою
- 📑 Додаються правові посилання
Цей процес забезпечує відповідність рахунків-фактур бельгійським і європейським нормам.
Крок 7: Формуються PDF рахунки-фактури
Після розрахунку та валідації ExusTrans автоматично формує юридично відповідні PDF рахунки-фактури.
- 🧾 Унікальний номер рахунку-фактури
- 🏢 Ідентифікаційні дані компанії
- 💶 Деталізація вартості
- 📑 Примітки щодо ПДВ
- 📆 Дата виписки та період
Ці PDF-документи підходять для бухгалтерії, аудитів і фінансової звітності.
Крок 8: Доступ і завантаження рахунків-фактур
Усі сформовані рахунки-фактури надійно зберігаються в облікових записах користувачів і доступні в будь-який час.
- 👤 Розташування: Мій профіль → Рахунки-фактури
- ⬇️ Завантаження PDF в один клік
- 📊 Відстеження статусу рахунку-фактури
- 📁 Історичний архів
Користувачам рекомендовано завантажувати та архівувати рахунки-фактури для власного бухгалтерського обліку.
Переваги білінгової системи ExusTrans
Автоматизований білінговий процес надає суттєві переваги як для клієнтів, так і для перевізників.
- ✅ Зменшення адміністративного навантаження
- ✅ Прозоре ціноутворення
- ✅ Нижчий ризик спорів
- ✅ Документація, готова до аудиту
- ✅ Прогнозовані білінгові цикли
❓ Поширені запитання (FAQ)
Коли пропозиція стає Done Offer?
Пропозиція стає Done Offer після завершення перевезення та підтвердження доставки обома сторонами в чаті.
Де я можу переглянути свої Done Offers?
Усі завершені перевезення можна знайти в Мій профіль → Done Offers.
Чи можу я редагувати Done Offer після підтвердження?
Ні. Done Offers блокуються після підтвердження для забезпечення прозорого та надійного білінгу.
Як часто формуються рахунки-фактури?
Рахунки-фактури формуються двічі на місяць: з 1-го по 14-те число та з 15-го до кінця місяця.
Хто формує рахунки-фактури?
Рахунки-фактури формуються адміністраторами ExusTrans на основі перевірених даних Done Offer.
Чи включаються всі завершені пропозиції до наступного рахунку-фактури?
Так. Усі валідовані Done Offers у межах розрахункового періоду включаються до наступного рахунку-фактури.
Як застосовується комісія 20%?
Комісія розраховується автоматично від чистої ціни перевізника та включається до підсумкового рахунку-фактури.
Коли розраховується ПДВ?
ПДВ розраховується автоматично під час формування рахунку-фактури на підставі місцезнаходження компанії та даних реєстрації ПДВ.
Коли створюється PDF рахунок-фактура?
PDF рахунки-фактури формуються одразу після завершення та затвердження білінгового циклу.
Де я можу завантажити свої рахунки-фактури?
Усі рахунки-фактури доступні в Мій профіль → Рахунки-фактури і можуть бути завантажені в будь-який час.
Що робити, якщо мій Done Offer містить некоректну інформацію?
Необхідно негайно звернутися до служби підтримки ExusTrans. Виправлення можна внести лише до формування рахунку-фактури.
Чому мій Done Offer відсутній у рахунку-фактурі?
Done Offer може бути виключено, якщо він неповний, перебуває на перевірці або містить відсутні обов’язкові дані.
Чи можу я отримувати рахунки-фактури частіше?
Ні. Рахунки-фактури виставляються за фіксованими білінговими циклами для забезпечення послідовного обліку.
Як довго рахунки-фактури зберігаються в ExusTrans?
Рахунки-фактури надійно зберігаються у вашому обліковому записі та залишаються доступними відповідно до законодавчих вимог щодо строків зберігання.
Чи потрібно зберігати власні копії рахунків-фактур?
Так. Користувачі відповідають за завантаження та архівування рахунків-фактур для власного бухгалтерського та податкового обліку.
Висновок
Від підтвердження в чаті до фінальної передачі PDF ExusTrans керує всім процесом виставлення рахунків-фактур у структурований і прозорий спосіб. Використовуючи Done Offers як єдине джерело істини, застосовуючи автоматичні правила комісії та ПДВ і формуючи документи, що відповідають вимогам, платформа забезпечує надійний білінг для всіх користувачів.
eXus Dev